ダッシュボードを共有した後、設定したスケジュールに従って最新バージョンを自動的にメールで送信することにより、最新の更新内容をユーザーに通知できます。この記事では、ダッシュボードを他のエージェント、管理者、およびグループにメールで配信する方法について説明します。さらに、Enterpriseプランでは、ダッシュボードをエンドユーザーにメール配信することができます。
この記事では、以下のトピックについて説明します。
ダッシュボードの配信スケジュールを作成する
ダッシュボードを開いた後、1つ以上のグループへの配信スケジュールを作成できます。スケジュールを作成するには、ダッシュボードの編集権限が必要です。
ダッシュボードの配信スケジュールを作成するには
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共有中のExploreダッシュボードで、「共有」>「配信スケジュールを設定」をクリックします。
以前に設定した配信スケジュールは「配信スケジュール」ページに表示されます。
- 「配信スケジュールを設定」をクリックします。
- 「配信スケジュールを設定」ページで、次のオプションを設定します。
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頻度：ドロップダウンリストを使用して、各ダッシュボードを実行する時刻と頻度を設定します。
予定時刻と配信時刻は必ずしも正確に一致しないことに注意してください。ダッシュボードの予定時刻は、Exploreで現在同期されているデータを使ってダッシュボードのレポートが計算されるときの時刻です。つまり、ダッシュボードの配信予定を午前9時に設定した場合、受信者がダッシュボードを受け取るのは午前9時以降になるかもしれませんが、受け取ったダッシュボードのレポート情報は、午前9時の時点でExploreに存在するデータを反映したものになります。
複雑なレポートやデータセットのサイズが大きい場合、ダッシュボードが受信者に届く前に行われるデータの計算と送信に時間がかかることがあります。
メモ：前日分の全データを返すようにダッシュボードをスケジュールする場合は、必ず午前2時以降にスケジュールしてください。Exploreのデータ同期には最大で2時間かかります。そのため、前日分のデータの同期が完了してからダッシュボードの送信が行われるように、配信スケジュールを午前2時以降に設定します。 -
実行期間：ドロップダウンリストから、ダッシュボードを共有する期間を選択します。最大12か月まで選択可能です。
スケジュールの有効期限が近づくと、1週間前と1日前の2回、リマインダーが届きます。
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形式：配信形式を1つ以上選択します。以下の形式から選択します。
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CSV：レポートをカンマ区切りの値（.csv）ファイルとして送信します。各タブの.csvファイルは.zipファイルとして圧縮されます。メモ：配信スケジュールには、20 MBのメール添付ファイル制限があります。添付ファイルの合計サイズが20 MBを超えると、メールは配信されません。大きなダッシュボードをスケジュールするときにこの制限に達しないようにするには、画像とPDFの両方の形式を同時に使用しないでください。
- Excel（フォーマット済み）：ダッシュボードを各タブのExcel（.xlsx）ファイルとして送信します。
- PNG：ダッシュボードを各タブの画像（.png）ファイルとして送信します。
- PDF：ダッシュボードをすべてのタブを含む1つのPDF（.pdf）ファイルとして送信します。
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CSV：レポートをカンマ区切りの値（.csv）ファイルとして送信します。各タブの.csvファイルは.zipファイルとして圧縮されます。
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頻度：ドロップダウンリストを使用して、各ダッシュボードを実行する時刻と頻度を設定します。
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メンバーまたはグループ：ダッシュボードの送信先のグループまたはユーザーを選択します。検索ボックスにグループ名またはユーザー名の一部を入力すると、一覧に候補が表示されるので、目的のグループ名またはユーザー名を選択します。
Explore Enterpriseを使用していて、エンドユーザーへのダッシュボードの配信スケジュールを作成する場合は、最初にユーザープロフィールにexploreタグを追加して、各ユーザーに対してこの機能を有効にする必要があります。詳しくは「エンドユーザーへのダッシュボードの配信スケジューリング」を参照してください。
アクセス制限のある閲覧者および編集者のユーザーについては、ダッシュボードの配信スケジュールを作成できません。
- 操作が終わったら、「保存」をクリックします。
設定したスケジュールが「配信スケジュール」ページに表示されます。
スケジュールされた配信の宛先は、言語とタイムゾーンによってグループ化され、各グループに1通のメールが送信されます。詳しくは「Exploreのダッシュボードのスケジュールメールで一部の受信者アドレスが除外されるのはなぜですか？」を参照してください。スケジュール配信に失敗した場合、通知メールはスケジュールの所有者にのみ送信されます。
メールの受信者には、メールの「宛先」フィールドに自分のメールアドレスのみが表示されます。セキュリティのため、自分以外の受信者の名前は隠されます。
既存の配信スケジュールを確認して変更する
ダッシュボードライブラリから、配信スケジュールを確認し、変更することができます。管理者はすべての配信スケジュールを見ることができますが、編集者は自分の配信スケジュールしか見ることができません。
配信スケジュールを変更するには
- Exploreの左側のツールバーのダッシュボードアイコン（
）をクリックします。「スケジュール」列には、ダッシュボードが含まれているスケジュールの数が表示されます。
- 配信スケジュールを確認したいダッシュボードを見つけ、選択して開きます。
- 「スケジュール」をクリックします。
- 「配信スケジュール」ページで、変更したいスケジュールの編集アイコンをクリックします。
- 必要に応じて、配信の詳細や受取人の変更を行ってください。詳しくは「ダッシュボードの配信スケジュールを作成する」を参照してください。
- 編集作業が完了したら、「保存」をクリックします。
ダッシュボードの配信スケジュールを削除する
以前に設定した配信を「配信スケジュール」ページで削除できます。
- Exploreの左側のツールバーのダッシュボードアイコン（）をクリックします。
- スケジュールを削除したいダッシュボードを見つけ、クリックして開きます。
- ダッシュボードで、「共有」>「配信スケジュールを設定」をクリックします。
- 「配信スケジュール」で、削除したい配信スケジュールのゴミ箱アイコンをクリックし、削除を確認します。
そのスケジュールは削除され、ユーザーにメールが配信されなくなります。